De vooruitkijkspiegel: De enige standaard die je inricht, is het omgaan met verandering!

Je kunt anno nu prima zien of iemand zuinig gereden heeft, heel hard remt, of hij ergens al dan niet geweest is en ga zo maar door. Allemaal prachtige manieren om te zien wat er gebeurde. En dat is precies wat het is. Kijken naar wat er gebeurd is. Uiteraard is dat best belangrijk, want uit het verleden kun je vaak prima lessen leren.

Terugkijken

Wat de logistiek nu zo interessant maakt, is dat ook de nabije toekomst altijd anders is dan dat je denkt. Files, wegomleggingen, klanten. Allemaal factoren die een belangrijke rol spelen in de dagelijkse gang van zaken. Een wijs man vertelde me ooit eens over de achteruitkijkspiegel. Daar heb je namelijk niets aan. Als je er in kijkt zie je een plek waar je al geweest bent. En als het daar zo leuk was, was je er wel gebleven. Misschien een beetje kort door de bocht, maar wel raak. Wat ik in de logistiek zie is dat men voornamelijk gebruik maakt van tools die terugkijken. Terugkijken om te zien wat er gebeurd is en of je dat wel had gewild. Bijvoorbeeld terugkijken naar brandstofverbruik, met webfleet-achtige tools kun je zien of mensen zuinig gereden hebben. Gereden hebben, dat is dus terugkijken. Maar in praktijk betekent dit voornamelijk dat je pas kijkt als je aanwijzingen hebt dat iemand niet zuinig rijdt. Bekeuringen bijvoorbeeld, of veel schades. Maar je echte doelstelling is meestal niet dat iemand zuinig rijdt.

Je doelstelling is dat iemand weinig verbruikt. En je verbruikt altijd minder, als je minder rijdt. Lekker logisch, maar hoe zorg je er nu voor dat je chauffeur minder rijdt? Het begint met de volgorde van stops op een route. Ook als er onverwachte files komen. Want dat kun je verwachten. Ik zie heel vaak dat de chauffeur zelf de volgorde van stops bepaalt. Als ik dan aan hem vraag of een goed programma dat sneller en beter zou kunnen, zegt hij altijd van wel. Dus: dit werk kan een goed programma beter dan een chauffeur. Aldus de chauffeur.

De volgende stap

Hoe kom je zo snel mogelijk van adres naar adres? Navigeren is één, maar goed geïnformeerd rijden is misschien wel belangrijker. Een digitale assistent is daarbij onmisbaar. Een programma heeft namelijk altijd het volledige overzicht en een mens niet. Denk aan files, incidenten wegopbrekingen etc.. Als je die info beschikbaar hebt, weet je pas echt hoe laat je waar zult zijn. De vooruitkijkspiegel noemen we dat! Laat de ontvanger meekijken in die vooruitkijkspiegel door de de mogelijke aflevertijden vooraf te communiceren. Dan kan die beslissen of hij er is als je aflevert. Anders rijd je alsnog voor niets, en dan rijdt je altijd meer dan nodig is. Zuinig of niet… als je minder kunt rijden dan nodig is, moet je dat doen. En, ben je er dan? Nee, het allerbelangrijkste komt nog. Zorg dat je om kunt gaan met veranderingen in je routes. Want de wereld verandert; een ontvanger gaat gewoon naar het strand als het lekker weer is, files ontstaan en je chauffeur houdt zijn pauze toch als het hem uitkomt. Dat betekent dat de meest efficiënte route zoals je die in de ochtend ziet, aan het einde van de dag volledig achterhaald is.

Aanpassen die handel

Geef de chauffeur de informatie en vrijheid om andere keuzes te maken. Hij of zij is perfect in staat om de omstandigheden onderweg mee te nemen in de werkvolgorde; software en mens vullen hier elkaar perfect aan. De software moet in staat zijn om deze wijzigingen mee te nemen in de constant te updaten routes. En zo combineer je het beste van twee werelden. Je helpt de chauffeur met de meest efficiënte route, voor zover je dat s’ ochtend kunt bepalen. En je geeft hem de vrijheid om gedurende de dag zaken te veranderen. Waarbij het optimalisatie gedeelte hem helpt om direct weer de meest efficiënte route te rijden, gezien de omstandigheden!

Hoe richt je je afleverproces nu het slimst in:

1. Gebruik slimme software om de stops op de goede volgorde te leggen en de snelste route te bepalen;

1. Leg vast hoe laat je bij een stop zult zijn, bij benadering;

1. Communiceer het aflevertijdstip met je klanten (indien nodig) en pas zo nodig aan;

1. Laat je klanten en je chauffeur de vrijheid houden om zelf het werk naar eigen inzicht uit te voeren;

1. Stuur dan op de zaken waarvan je weet dat ze zullen gaan gebeuren.

En, deze manier van werken… Wat levert je dit op? Behalve een gelukkige chauffeur? Nou, bijvoorbeeld dat klanten het liefst pakketten via jou ontvangen omdat ze dan weten wanneer ze het pakket hebben? Of dat je zeker weet dat je niet voor Jan Doedel naar een adres toe rijdt? Je geen pakketjes hoeft te laden die uiteindelijk na een lange dag aan boord weer onverrichter zake terug gaan naar je hub? Of misschien wel de besparing van het langer rijden dan noodzakelijk is. Door de bank genomen profiteren bedrijven die op deze manier werken van een besparing van tussen de 10 en 20% op hun logistieke operatie. Een per tien auto’s en chauffeurs hoef je dus niet meer te vervangen als je dezelfde bedrijfsgrootte aanhoudt.