Anpacken oder Improvisieren? Das ist die Frage.

Unser vorheriger Blog ging es darum, wie wichtig es ist, den Plan-Do-Check-Act-Prozess kontinuierlich zu durchlaufen. Finden Sie heraus, was Sie tun werden, tun Sie es und überprüfen Sie dann, ob es so gelaufen ist, wie Sie es geplant haben, und wenn nicht, passen Sie Ihren Plan an. In diesem Blog konzentrieren wir uns auf den ersten Teil dieses Prozesses: die Planung. Auch bekannt als Improvisieren 2.0.

Wissen macht den Unterschied

Es gibt viele Möglichkeiten, zu planen. Menschen planen oft auf der Grundlage von Erfahrungen. Das an sich ist nicht falsch, denn Erfahrung ist wichtig. Aber das Wort „Erfahrung“ steht in der Wörterbuch verwirren. Man hat Erfahrung in etwas, wenn man Fähigkeiten oder Wissen hat, nicht, wenn man ein Gefühl für etwas hat. Das Wort „Wissen“ macht den Unterschied. Denn echte Planung basiert auf Wissen, Fakten und Erfahrungen, die Sie in Systemen aufgezeichnet haben.

„Wenn du nicht planst, spielst du herum“

Egal wie stark der Zeitplan ist, wir wissen jetzt — ja, aus Erfahrung —, dass sich etwas im Zeitplan immer ändert, wenn Sie sich morgens auf den Weg machen. Sie erhalten schnell ein zusätzliches Paket oder Sie erhalten die Nachricht, dass jemand auf der Route unerwartet doch nicht zu Hause ist. Und es macht wenig Sinn, irgendwohin zu fahren, wenn Sie wissen, dass niemand öffnet. Planung ist also keine statische Sache, sie ist eine dynamische Sache, und Sie sollten diese Dynamik auch als gegeben ansehen. Ein weiser Mann hat uns einmal gesagt: „Wenn du nicht planst, spielst du herum. Wenn du planst und deinen Zeitplan ändern musst, improvisierst du. 'Eine Wahrheit wie eine Kuh. Du kannst nur improvisieren, wenn du einen Plan hast, von dem du ausgehst. Sonst spielst du herum und das gefällt uns nicht.

199 Tabs voller Daten

Vor einiger Zeit besuchten wir eine große Firma. Natürlich werden wir keine Namen nennen, aber vertrauen Sie uns, Sie kennen das Unternehmen. Sie hatten ein neues, revolutionäres Planungssystem eingeführt. Das alte Planungssystem bestand aus A4-Papier, das gegen 2 Uhr morgens in die richtige Reihenfolge gebracht wurde. Das neue, revolutionäre System erhielt den Namen... Excel! Der einzige Nachteil? Nur der Junge, der es entworfen hat, wusste, wie man aus den 199 Tabs voller Daten Schokolade macht.

Mit dem Flugzeug über die A1

Wenn wir uns die verschiedenen Planungsphasen ansehen, stellen wir fest, dass Unternehmen ursprünglich auf Papier planen. Irgendwann wechseln sie zu Excel, tun aber eigentlich nichts weiter, als die alte Art des Kopierens von Papier in das digitale „Papier“ von Excel zu kopieren. Die nächste Phase ist die Umstellung von Excel auf ein Planungssystem. Aber auch dort läuft oft etwas schief, weil die Leute an der bestehenden Arbeitsweise festhalten: Das Planungssystem ist so eingerichtet, als wäre es immer noch ein Stapel loser Blätter Papier. Das hat alles mit einer Form von Reife zu tun. Du musst deine Arbeitsweise ändern. Ansonsten ist es so, als würde man ein Flugzeug über der Autobahn von Amsterdam über den Antwerpener Ring nach Calais und damit über die A1 nach Paris steuern, nur um dann zu dem Schluss zu kommen, dass ein Flugzeug ein nutzloses Transportmittel ist.

Einfach schnell umplanen

Wenn Sie zu einer Planungslösung wechseln, verwenden Sie sie so, wie eine Planungslösung vorgesehen ist. In der alten Situation haben Sie um 2 Uhr morgens mit der Planung begonnen. Als morgens ein zusätzliches Paket ankam, sorgte das für Chaos. Mit einem guten Planungssystem plant man einfach schnell wieder. Natürlich müssen Sie die Anzahl der Autos und die Personen, die Sie haben, berücksichtigen, aber Sie können den Routenplan schnell ändern. Das nennst du Improvisieren 2.0.

Willst du mehr wissen?

In zwei Wochen werden wir uns mit der nächsten Phase befassen: tun. Du fährst und lieferst Pakete aus und sammelst in der Zwischenzeit Daten, um beim nächsten Mal besser planen zu können. Willst du schon mehr wissen? Kontaktieren Sie uns gerne über das Kontakt-Formular oder rufen Sie uns an unter 030 — 7600 018.