Inzicht in je bezorgkosten

Meer grip op bezorgkosten

Als je een nieuwe auto koopt, dan weet je precies wat je daarvoor betaalt. Je bekijkt de catalogus en ziet de prijzen – inclusief de blinkende extra opties – overzichtelijk op een rij staan. Maar als het gaat om de kosten van jouw bezorgproces, dan blijkt het vaak een ander verhaal te zijn. Sta jij elk kwartaal weer voor verrassingen als je naar je financiële overzichten kijkt? Dan kan het zijn dat je een aantal zaken niet hebt meegenomen in de berekeningen. Dat zijn de ‘vergeten’ factoren die van invloed zijn op de kosten van jouw bezorging. In dit artikel lees je waar je op moet letten en wat daarbij komt kijken. Zo hou jij financieel overzicht en weet je precies waar je aan toe bent.

Inzicht in bezorgkosten

Optimalisatiemodellen zijn ingewikkelde puzzels. Het berekenen van logistieke kosten is daarom voor veel ondernemers een uitdaging. Bovendien zijn veel factoren die de prijs van een individuele bezorgstop beïnvloeden. Je weet inmiddels dat jouw bezorgoperatie nooit een winstgevend onderdeel van jouw bedrijf zal zijn. Maar ook al loop je daar niet op binnen, het is belangrijk om de logistieke kosten beheersbaar te houden. Doe je dit niet, dan riskeer je dat je inteert op je marges. Of erger nog, dat je met een torenhoge en onoverzichtelijke kostenpost komt te zitten. Zonde!

Hoe maak je een goede kostenberekening?

In het kort: de kostencalculatie van jouw bezorgoperatie is de optelsom van alle onderdelen en overwegingen die bij jouw bezorgproces komen kijken. Daarin zijn tijd en afstand de belangrijkste factoren. De rationale is eenvoudig; hoe meer kilometers je rijdt, hoe duurder je bezorging. Hoe langer je bezorging duurt, des te hoger de kosten. Met deze factoren krijg je beter inzicht in de kosten per verzending. Dat is nodig om je kosten af te zetten tegen je inkomsten.

Wil je deze berekening verder aanscherpen, dan komen er nog een aantal factoren bij in de calculatie. Dit zijn de zogenaamde ‘vergeten’ factoren. Deze factoren zijn minder vanzelfsprekend, maar hebben desondanks behoorlijke invloed op de prijs van jouw bezorging.

Het aanscherpen van de kostenberekening 

Wil jij graag meer inzicht op de kosten van jouw bezorging? Neem dan ook de onderstaande factoren mee in de kostenberekening:

Terugrijden & opnieuw aanbieden

Jouw klant wacht met smart op de bezorging van zijn of haar pakketje. Je hebt je route daarom zorgvuldig ingepland en staat conform afspraak op tijd voor de deur. Maar dan blijkt de klant ineens niet thuis te zijn. Je laat het pakket liever niet achter bij de buren. Het pakket achterlaten in de schuur is ook geen oplossing. Je besluit terug te rijden en later opnieuw aan te bieden. Dit is de meest klantvriendelijke oplossing en past bovendien bij de service die jij levert.

Terugrijden en opnieuw aanbieden heeft echter gevolgen voor de kosten van jouw bezorging. Factor tijd en factor afstand verdubbelen daarmee en drukken de kosten omhoog. En wat dacht je van de kosten die je maakt als je het pakket uit het systeem haalt, opnieuw inplant of tijdelijke ergens opslaat? Dat zijn opgeteld allemaal extra kosten die je doorberekent in de prijs van een individuele bezorging.

Aard van het product

Terugrijden en opnieuw aanbieden drukt de prijs van jouw bezorgproces dus omhoog. Maar wat als de aard van jouw product erom vraagt om meteen in de eerste bezorging afgeleverd te worden? Zo’n verse slagroomtaart kun je niet in de carport achterlaten. Evenmin kun je die de volgende dag met bedorven slagroom afleveren. Soms zit er niets anders op dan te investeren in bezorging op dezelfde dag. Dit is een factor die zeker niet verwaarloosd mag worden!

Tijdvenster

Klanten worden steeds veeleisender. “Vanmorgen besteld is vanavond in huis” is inmiddels vanzelfsprekend in bezorgland. Maar die last-minute bezorgingen schoppen jouw routeplanning behoorlijk in de war. Extra bezorgingen – extra stops –  zijn dure stops, zéker als je daar nog een eind voor om moet rijden. Heb jij inzicht in wat dat kost?

Soort voertuig en aflevergebied

Je hebt waarschijnlijk al gemerkt dat de klimaatdoelen leiden tot nieuw beleid. Daartoe behoort ook de invoering van milieu zones in grotere steden. Dat betekent dat jij in sommige steden niet meer met jouw Dieselbus de binnenstad in mag rijden. Dit heeft gevolgen voor jouw bezorgproces. Bezorgen met een elektrisch voertuig of typisch stadse bakfiets kost je namelijk meer tijd, wat de kosten van jouw bezorgoperatie laat toenemen. Heb je geen fiets of elektrisch voertuig in jouw wagenpark? Dan gaan je kosten helemáál omhoog! Want de kosten van de aanschaf moet je natuurlijk ook naar rato doorberekenen in de prijs van een bezorging.

Bezorgen in piektijden

Extra omzet in drukke perioden is natuurlijk fijn. Maar daartegenover staat ook dat de kosten van een bezorging in piektijd eveneens omhoog schieten. Die hogere kosten worden veroorzaakt door het inhuren en opleiden van extra (duurdere) bezorgers. Soms moet je zelfs extra voertuigen regelen om drukte op te vangen. Neem die kosten dus ook mee in jouw berekeningen! Hoe je dit doet, komen we in een latere blog op terug.

Juist voorspellen van bezorgkosten

Wil je grip krijgen op de kosten van jouw bezorgoperatie, dan neem je de ‘vergeten’ factoren dus mee in de berekeningen. Door een individuele stop te isoleren uit het totale overzicht van alle ritten op een dag, en dan de kosten te vergelijken, krijg je exact inzicht in die verborgen kosten.

Soms is het echter niet mogelijk om die bijkomende kosten op voorhand juist in te schatten. De feitelijke kosten zullen dan afwijken van jouw inschatting. Laat je echter niet ontmoedigen! Blijf je bewust van de ‘vergeten’ factoren en train jezelf om daarover na te denken. Zo ontstaat er systematiek in denken en plannen die je zeker zal helpen om in de toekomst beter te voorspellen wat je einde jaar te wachten staat. Hetzelfde geldt voor ingewikkelde berekeningen, bijvoorbeeld als het gaat om de inzet van eigen personeel of gehuurd personeel. Of om de optimalisatie van je routes met verschillende voertuigen en meerdere stops. Zorg dat je die optimalisaties een keer doorgerekend hebt of laat deze berekeningen voor je maken. Want zeg nu zelf, op ongewenste financiële verrassingen zit je toch helemaal niet te wachten?